กิจกรรมปิดโครงการที่สำคัญที่สุดคืออะไร?

คุณได้เริ่มต้นการผจญภัยครั้งหนึ่งในชีวิตด้วยการเปิดตัวธุรกิจขนาดเล็ก ตอนนี้คุณพร้อมแล้วที่จะเริ่มต้นการผจญภัยในรูปแบบที่แตกต่าง แต่ยังน่าตื่นเต้น: โครงการพิเศษที่จะเติมพลังให้กับธุรกิจของคุณปรับปรุงการดำเนินงานและอาจเสริมสร้างผลกำไรของคุณ อย่างน้อยนี่คือผลตอบแทนที่รอคุณอยู่ - หากโครงการของคุณได้ข้อสรุปที่ถูกต้อง

อย่างที่ยากจะเชื่อได้โครงการพิเศษบางโครงการต้องละทิ้งหรือไม่อยู่บนราง - ปล้นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเพื่อหาผลประโยชน์ที่พวกเขามองเห็นเมื่อโครงการอยู่ในช่วง "ความฝัน" ในช่วงแรก คุณสามารถหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้นี้โดยเตรียมความพร้อมสำหรับกิจกรรมการปิดโครงการที่สำคัญที่สุดที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการแนะนำ

เข้าใจความสำคัญของการปิดโครงการ

ไม่ว่าโครงการของคุณจะอยู่ในช่วงใดในตอนนี้ก็ไม่เร็วเกินไปที่จะทำความคุ้นเคยกับความสำคัญของกิจกรรมการปิดโครงการ คุณกำลังอยู่ในระหว่างการเดินทางและในขณะนี้คุณอาจจะจดจ่ออยู่กับขั้นตอนเริ่มต้นที่สำคัญ แต่คุณก็ควรจับตาดูจุดหมาย คุณใช้เวลาความพยายามและเงินไปกับโครงการมากเกินไปแล้วและอาจเป็นความหวังอย่างมากที่จะคิดอย่างอื่น

การทำตามขั้นตอนสรุปโครงการอัจฉริยะจะช่วยให้แน่ใจว่า:

• งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณจบลงแล้ว มันเสร็จสมบูรณ์ ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการยอมรับว่าโครงการได้ข้อสรุปที่น่าพอใจ กระบวนการและขั้นตอนที่สำคัญที่จำเป็นในการผสานรวมโครงการในการดำเนินธุรกิจประจำวันของคุณมีอยู่

ระวัง“ Project Drift”

ไม่มีใครสามารถตำหนิคุณได้หากคุณยังสวมหมวก Doubting Thomas อยู่ ด้วยผู้จัดการโครงการที่ถือหางเสือเรือคุณอาจสงสัยว่าเขาจะขัดขวางโครงการได้อย่างไร ท้ายที่สุดเขาได้ลงทุนเวลาเงินและทรัพยากรอื่น ๆ ในโครงการของคุณด้วย เขามีผลงานมากมายรวมถึงชื่อเสียงในวงการด้วย

ความจริงก็คือแม้แต่โครงการที่เริ่มต้นและดำเนินการด้วยมือที่มีความสามารถมากที่สุดก็สามารถตกเป็นเหยื่อของสิ่งที่เรียกว่า“ โครงการล่องลอย” ได้ โครงงานคอมพิวเตอร์มีชื่อเสียงเป็นอย่างมากเนื่องจากตกอยู่ในประเภทหนึ่งในสองประเภท

เรียนรู้จากโครงการที่อิดโรย

การล่องลอยประเภทแรกเกิดขึ้นเมื่อโครงการหยุดชะงักบางครั้งเนื่องจาก:

• ทีมโครงการรวมเข้ากับธุรกิจจนกลายเป็นเรื่องปกติ โทนสีของโครงการเปลี่ยนจากความตรงเวลาหรือความเร่งด่วนเป็น "ธุรกิจตามปกติ"
• พารามิเตอร์ของโครงการมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง * กำหนดเวลาไม่ได้บังคับอย่างเคร่งครัด - และไม่มีผลจากการไม่ปฏิบัติตาม

เรียนรู้จาก“ เด็กกำพร้า”

การล่องลอยประเภทที่สองเกิดขึ้นเมื่อทีมโครงการไม่สามารถหรือไม่ยอมส่งมอบความรับผิดชอบในการส่งมอบโครงการให้กับทีมงานคนใหม่ ทีมงานโครงการอาจประกอบด้วยคนเก่ง แต่สร้างโครงการที่ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมเรียกว่า“ เด็กกำพร้า”โดยไม่ได้ตั้งใจ

และนี่คือความแตกต่างเป็นสิ่งที่สำคัญ: ทีมงานโครงการได้รับการว่าจ้างในการออกแบบโครงการที่ไม่ได้ใช้มัน เช่นเดียวกับพ่อครัวในร้านอาหารเวลาที่พวกเขาควรจะส่งมอบให้กับคนต่อไป ทีมโครงการไม่ควรนั่งที่โต๊ะ

เมื่อโครงการเสร็จสิ้นอย่างแท้จริงจะต้องเข้าสู่เฟสใหม่ ความรับผิดชอบในการใช้งานและการบำรุงรักษาควรถูกส่งต่อไปยังกลุ่มคนที่แตกต่างกันซึ่งรวมถึงบางคนในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ ในฐานะเจ้าของคุณจะต้องมีจุดยืนเชิงรุกด้วยกิจกรรมการปิดโครงการ 9 กิจกรรม ขั้นตอนของคุณอาจมีลำดับที่แตกต่างกันบ้าง แต่ควรเป็นส่วนหนึ่งของแผน

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนบางอย่างในกระบวนการปิดโครงการอาจส่งผลกระทบต่อคุณโดยพฤตินัยซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ นี่อาจเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่เฝ้าดูโครงการของตนจนตรอกหรือไม่สามารถบรรลุเส้นชัยได้เช่นกัน เป็นเรื่องฉลาดที่จะไม่ยอมทำอะไรเลยโดยใช้ "ความไว้วางใจ แต่ยืนยัน" สูงสุดของนักข่าว

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่าขอบเขตทั้งหมดของงานเสร็จสมบูรณ์ ในตอนท้ายของโปรเจ็กต์คุณอาจรู้จักส่วนประกอบของมันเป็นอย่างดีจนสามารถท่องได้จากความทรงจำ แต่ใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมในการขุดข้อเสนอโครงการเดิม ควรมีการแบ่งรายการงานที่มอบหมายให้กับทีมโครงการและคุณควรถือว่างานเหล่านี้เป็นรายการตรวจสอบ

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 2

ตรวจสอบว่าโครงการบรรลุเป้าหมายที่ดำเนินการตั้งแต่แรก "บุ๊กมาร์ก" เรื่องเตือนอีกเรื่องที่นี่เพราะไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่จะลงทะเบียนช่วงเวลาที่ "เอ่อโอ้" เมื่อพวกเขาตระหนักว่าโครงการใกล้จะสิ้นสุดลงจะไม่สามารถแก้ปัญหาหรือทำการปรับปรุงได้ .

โปรดจำไว้ว่าโครงการยังไม่ปิดและไม่สายเกินไปที่จะทำการเปลี่ยนแปลง สัญญาของคุณควรอนุญาตสำหรับพวกเขาอยู่ดี ดีกว่าที่จะทำให้โครงการยืดออกไปมากกว่าการตัดทอนให้สั้นโดยที่ผลลัพธ์ที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง การเปลี่ยนแปลงมักจะต้องเสียเงิน แต่ลองใช้มุมมองระยะยาวเกี่ยวกับการลงทุนโครงการของคุณโดยรู้ว่าการเริ่มต้นใหม่อาจทำให้คุณต้องเสียเงินมากขึ้น

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 3

ชำระเงินขั้นสุดท้ายให้กับซัพพลายเออร์ผู้ขายหรือคู่ค้าของโครงการ รายละเอียดที่น่ารำคาญนี้เป็นรายละเอียดที่มักถูกปล่อยทิ้งไว้หลังจากทีมงานโครงการย้ายนอกสถานที่และไปยังโครงการอื่น จากนั้นจะมีความซับซ้อนมากขึ้นในการตรวจสอบว่าบุคคลที่สามเหล่านี้ปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญาของตนหรือไม่ซึ่งรวมถึงการให้ข้อมูลผลิตภัณฑ์การรับประกันและการผ่อนผัน

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 4

คำนวณและบันทึกผลการดำเนินงานโดยรวมของโครงการ การเติมเต็มมาตรการเหล่านี้มักจะเป็นการประหยัดต้นทุนหรือว่าโครงการนั้นอยู่ภายใต้งบประมาณเกินงบประมาณหรือตามความคาดหวัง มาตรการอื่น ๆ มักจะรวมถึงวิธีที่โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาและมาตรฐานการประกันคุณภาพ

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 5

รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการและดัชนีแล้วเก็บถาวร ถึงตอนนี้คุณควรสร้าง“ แท่นวาง” พิเศษเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย หากคุณยังไม่ได้ทำตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องทำและสำรองข้อมูลไว้เพื่อป้องกันไม่ให้คอมพิวเตอร์ขัดข้อง

ขั้นตอนนี้อาจเป็นขั้นตอนการสรุปโครงการที่น่าเบื่อและลำบากขึ้นอยู่กับขอบเขตและความซับซ้อนของโครงการของคุณ แต่ลองคิดว่ามันเป็น "ห้องสมุดโครงการ" ของคุณซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลอันมีค่าที่คุณและพนักงานของคุณสามารถอ้างถึงเมื่อพวกเขาพบคำถามหรือปัญหาระหว่างทาง

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 6

รวบรวมการสรุป "บทเรียนที่ได้รับ" จากทีมโครงการ - จากนั้นอย่าลืมเก็บถาวร ทีมงานโครงการบางคนมองว่าแบบฝึกหัดการปิดโครงการนี้เป็นภาระการดูแลระบบที่ดีที่สุดและเป็นความพยายามที่จะทำให้ลูกค้ารู้สึกแย่ที่สุด ในความเป็นจริงมันไม่ได้เป็นเช่นนั้นและสามารถมอบคุณค่าที่แท้จริงให้กับคุณได้หากทีมงานตอบคำถามง่ายๆสองข้อ:

• เราทำอะไรได้ดีจนเกิดขึ้นซ้ำอีกในอนาคต * เราจะทำอะไรให้ดีขึ้นได้บ้าง - และอย่างไร

คุณไม่สามารถมองเห็นได้ในขณะนี้ แต่“ บทเรียนที่ได้รับการบันทึก” สามารถ:

• ลดความชันของเส้นโค้งการเรียนรู้ของคุณในโครงการในอนาคต
• นำเสนอแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำซ้ำและแนวทางปฏิบัติที่ไม่ดีเพื่อหลีกเลี่ยง *ช่วยคุณหลีกเลี่ยงขั้นตอนที่ผิดพลาดที่จะเพิ่มต้นทุนผลกำไรของโครงการ

การอ้างถึงพื้นที่เก็บข้อมูลบทเรียนได้ทำหน้าที่เสมือนสวรรค์สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากที่กำลังจะลงมือยกเครื่องเว็บไซต์ของตน สามารถรีเฟรชความทรงจำเกี่ยวกับรายละเอียดสำคัญที่พวกเขาลืมไปได้ และด้วยเว็บไซต์เดียวที่อยู่ภายใต้เข็มขัดของพวกเขาและความมั่นใจในการขับขี่ที่สูงพอสมควรจึงสามารถช่วยให้พวกเขาควบคุมโครงการได้มากขึ้นในครั้งที่สอง

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 7

กำหนดการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานของคุณเข้าใจวิธีการทำงานกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากโครงการ พวกเขาควรมีเครื่องมือเอกสารและทรัพยากรทั้งหมดเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องพึ่งพาทีมโครงการในการปฏิบัติหน้าที่

หากคุณได้ยินเสียงร้องของ“ เด็กกำพร้าที่อิดโรย” แสดงว่าคุณคิดถูกที่จะตั้งรับ ผู้จัดการทีมโครงการที่มีเจตนาดีจำนวนมากสัญญาว่าจะจัดตารางการฝึกอบรม“ ในภายหลัง” แต่อย่างที่คุณคาดเดาได้ว่า“ ในภายหลัง” มักจะถูกเลื่อนออกไป(สำหรับในภายหลัง)หรือไม่เคยปรากฏเลย

ผู้จัดการของคุณอาจพยายามรอจนถึงช่วงเวลาสุดท้ายที่เป็นไปได้ในการจัดตารางการฝึกซ้อมโดยคิดว่าการปรับเปลี่ยนในนาทีสุดท้ายอาจต้องใช้เซสชันอื่น หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณให้พบเขาครึ่งทางและกำหนดเวลาการฝึกอบรมหนึ่งครั้งโดยเร็วที่สุดและฝากการติดตามผลไว้“ ในภายหลัง”

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 8

ลงชื่อเข้าใช้โครงการและยอมรับการส่งมอบโครงการ เป็นพิธีการ แต่เป็นพิธีการที่สำคัญ: ลายเซ็นของคุณในเอกสารที่ระบุว่าคุณรับรองว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์เป็นที่น่าพอใจและ / หรือเป็นไปตามเงื่อนไขของข้อเสนอโครงการ “ พระราชพิธี” นี้จะโอนโครงการอย่างเป็นทางการจากการครอบครองของทีมโครงการไปยังความครอบครองของคุณ

หากโครงการของคุณมีสิ่งที่ส่งมอบอย่างที่โครงการส่วนใหญ่ทำตอนนี้เป็นเวลาที่คุณควรได้รับ ใกล้จะถึงเวลาปล่อยลูกโป่งแล้ว

ยืนยันการปิดโครงการขั้นตอนที่ 9

ยกเลิกทีมโครงการ - อีกขั้นตอนหนึ่งของการสรุปโครงการแต่จะมีความสำคัญอย่างยิ่งหากทีมงานโครงการมีที่อยู่อาศัยกึ่งถาวรในธุรกิจของคุณ สมาชิกในทีมอาจรู้สึกเหมือนเป็นสมาชิกโดยสุจริตในทีมของคุณหลังจากทำงานร่วมกันมาหลายเดือนในลักษณะที่เข้มข้นและมีสมาธิ

แต่เป็นความคิดที่ดีที่จะตัดความสัมพันธ์นี้ออกไปในลักษณะที่พนักงานของคุณเป็นพยานด้วย วิธีที่ดีที่จะทำ? ในงานเลี้ยงฉลองทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ โครงการที่ประสบความสำเร็จควรได้รับการเฉลิมฉลองเช่นเดียวกับคนที่ทำให้มันเกิดขึ้น

ป้องกันการปิดโครงการของคุณ

การจำจุดพื้นฐาน แต่สำคัญอาจช่วยได้: กิจกรรมการปิดโครงการจะเกิดขึ้นในระหว่างโครงการ พวกเขาไม่ได้แยกออกจากโครงการซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่ได้รับการยกเว้นจากปัญหาที่บ่อนทำลายโครงการ ณ จุดอื่น ๆ ของอายุการใช้งาน ในความเป็นจริงเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายอาจเตือนคุณว่าหากทีมโปรเจ็กต์ทำเลอะเทอะหรือละสายตาจากกลุ่ม "บอล" ก็มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในตอนท้ายของโครงการเมื่อความเข้มข้นของโครงการเริ่มต้นขึ้น บรรเทาลงและบางทีความสนใจในเรื่องนี้ก็เริ่มลดลง

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคนอื่น ๆ จะบอกว่าทีมงานโครงการบางคน“ ตรวจสอบ” อย่างน้อยก็ต้องคิดก่อนที่พวกเขาจะตรวจสอบธุรกิจจริง บางครั้งสิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากทีมงานโครงการมุ่งเน้นไปที่โครงการถัดไป สมาชิกในทีมมองไปข้างหน้าไม่ใช่ในกระจกมองหลัง ด้วยเหตุผลเหล่านี้คุณควรระวังตัวและพูดขึ้นหาก:

• โครงการที่สำคัญสมาชิกในทีมเริ่มต้นออกจากโครงการนานก่อนที่จะปิดโครงการเวที สิ่งที่ส่งมอบเริ่มลอยเข้ามา แต่มีคุณภาพต่ำกว่า คุณไม่สามารถรับสมาชิกทีมหลักทางโทรศัพท์ได้อีกต่อไปและ / หรือพวกเขาใช้เวลาโทรกลับนานกว่าปกติ

ด้วยความโชคดีคุณจะยอมรับว่าโครงการต่างๆสามารถเป็นครูที่ดีได้โดยจัดหาบทเรียนที่สามารถนำไปใช้กับสถานการณ์มากมายในธุรกิจของคุณ และกับคุณโลภความสำคัญของการลดราคาโครงการกิจกรรมโครงการของคุณจะยืนเป็นข้อพิสูจน์ว่าบางโครงการกอดราง - จนกว่าจะถึงปลายทางชอบธรรมของพวกเขา