วิธีจัดการบัญชีเงินเดือน

การจ่ายเงินเดือนเป็นหน้าที่หลักของธุรกิจขนาดเล็กของคุณเพราะงานของคุณไม่ได้หยุดเพียงแค่ให้พนักงานของคุณจ่ายเช็คเงินเดือนเท่านั้น คุณต้องปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่นที่เกี่ยวข้อง ความล้มเหลวในการดูแลหน้าที่การจ่ายเงินเดือนของคุณอย่างถูกต้องอาจนำไปสู่การตรวจสอบเงินเดือนและรายงานทางการเงินที่ไม่ถูกต้อง ด้วยการจัดการที่มีประสิทธิภาพคุณจะช่วยเสริมสร้างการดำเนินงานด้านบัญชีเงินเดือนของคุณ

ข้อควรพิจารณา

เลือกระยะเวลาการจ่ายเงินที่สม่ำเสมอเช่นรายสัปดาห์รายปักษ์รายครึ่งเดือนหรือรายเดือน ตรวจสอบกฎหมายการจ่ายเงินเดือนขั้นต่ำของรัฐของคุณ คุณอาจจ่ายบ่อยกว่าที่กฎหมายกำหนด แต่ไม่น้อยกว่าบ่อย

ระบบบัญชีเงินเดือน

ระบบเงินเดือนของคุณช่วยให้คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบเงินเดือนได้ หากคุณดำเนินการจ่ายเงินเดือนภายในองค์กรการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการประมวลผลบัญชีเงินเดือนทั้งหมดด้วยมือ โดยทั่วไปผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะมีแพ็คเกจตามขนาดธุรกิจของคุณ เพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายคุณอาจจ้างหน้าที่จ่ายเงินเดือนของคุณให้กับ บริษัท ที่ให้บริการบัญชีเงินเดือน ผู้ให้บริการดำเนินการตรวจสอบเงินเดือนและมักจะจัดการภาระภาษีเงินเดือนและผลประโยชน์ของ บริษัท ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือตรวจสอบการทำงานของผู้ให้บริการอีกครั้ง

ระบบบอกเวลา

ในการติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานคุณอาจให้พนักงานกรอกใบบันทึกเวลารายสัปดาห์หรือติดตั้งนาฬิกาบอกเวลา อย่างหลังนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าในอดีตเพราะไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับพนักงานในการประดิษฐ์นาฬิกาบอกเวลา ขึ้นอยู่กับประเภทของนาฬิกาที่คุณมีคุณจะคำนวณการเจาะที่แสดงบนบัตรเวลาหรือระบบจะคำนวณให้คุณ

ภาษีเงินเดือน

ในขณะทำบัญชีเงินเดือนคุณต้องหักภาษีเงินเดือนของรัฐบาลกลางรวมถึงประกันสังคมและ Medicare จากเช็คเงินเดือนของพนักงานและจ่ายส่วนแบ่งของคุณเองให้กับหน่วยงานรัฐบาลที่เหมาะสม นอกจากนี้คุณยังถอนภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางภาษีรายได้ของรัฐ - หากมี - และเงินสมทบประกันการว่างงาน สำหรับวัตถุประสงค์ในการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางให้ส่งแบบฟอร์ม W-4 ให้พนักงานใหม่ของคุณเพื่อกรอกข้อมูลและส่งคืนให้คุณทันเวลาสำหรับการตรวจสอบการจ่ายเงินครั้งแรก เพื่อให้อยู่เหนือภาระภาษีของรัฐบาลกลางของคุณโปรดอ่านหนังสือเวียนของ Internal Revenue Service Circular E "The Employer's Tax Guide" ในการพิจารณาหนี้สินของรัฐและท้องถิ่นของคุณโปรดติดต่อหน่วยงานรายได้ของรัฐหรือผู้ประเมินภาษีในท้องถิ่น

ผลประโยชน์ของพนักงาน

หากคุณให้ผลประโยชน์ของ บริษัท แก่พนักงานของคุณเช่นประกันสุขภาพบัญชีการใช้จ่ายที่ยืดหยุ่นและแผนการเกษียณอายุการบริจาคโดยสมัครใจของพนักงานในแผนดังกล่าวจะได้รับการจัดการโดยการจ่ายเงินเดือน เจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนหรือทรัพยากรบุคคลของคุณอาจจัดการด้านนี้ในธุรกิจของคุณหรือคุณสามารถจ้างผู้ดูแลระบบบุคคลที่สาม หากคุณเสนอช่วงเวลาที่ต้องเสียเงินเช่นการปลิดชีพการลาพักร้อนวันที่ป่วยและวันส่วนตัวผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนของคุณสามารถติดตามสิ่งที่ถูกใช้ไปได้

ฝากโดยตรง

ยิ่งคุณสร้างเช็คเงินเดือนได้มากเท่าไหร่คุณก็ต้องติดตามเช็คมากขึ้นเท่านั้น Paychecks เสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมหรือการจัดตำแหน่งผิด ในกรณีนี้ให้หยุดการชำระเงินสำหรับเช็คที่ถูกขโมยหรือสูญหายและออกเช็คเงินเดือนอีกครั้งให้กับพนักงาน คุณสามารถหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้นี้โดยการฝากเงินโดยตรงกับธนาคารของคุณและใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่เปิดใช้งานตัวเลือกนี้ อธิบายข้อดีของการฝากเงินโดยตรงกับพนักงานของคุณและกระตุ้นให้พวกเขายอมรับ

การบัญชี

การบัญชีเงินเดือนคือการตรวจสอบค่าใช้จ่ายเงินเดือนของ บริษัท ผ่านการบัญชีเงินเดือนคุณจะจัดสรรค่าจ้างเงินเดือนการหักเงินเดือนและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ให้กับบัญชีการเงินที่ถูกต้อง คุณยังทำการกระทบยอดเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ามีการตรวจสอบการจ่ายเงินการรายงานภาษีและการบัญชี

บันทึกการรักษา

รัฐบาลกลางและรัฐมีกฎหมายการเก็บบันทึกเฉพาะสำหรับการจ่ายเงินเดือน แม้ว่าซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนจะเก็บข้อมูลการจ่ายเงินเดือนของคุณ แต่คุณสามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือได้โดยการพิมพ์รายงานการจ่ายเงินเดือนเมื่อสิ้นสุดรอบการจ่ายเงินแต่ละครั้งและยื่นเอกสารในพื้นที่ที่ปลอดภัย รายงานจะแจกแจงรายละเอียดค่าจ้างรวมต่อสุทธิของพนักงานแต่ละคนสำหรับงวดการจ่ายเงิน