นโยบายการบัญชีเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบ

ด้วยการบัญชีเงินสดการทำบัญชีทำได้ง่าย: คุณจะไม่บันทึกธุรกรรมใด ๆ จนกว่าเงินจะเปลี่ยนมือไปจริงๆเครื่องมือการบัญชีกล่าว ด้วยการบัญชีคงค้างคุณจะบันทึกธุรกรรมทันทีที่คุณได้รับหรือเป็นหนี้เงิน หากใบแจ้งหนี้มาถึงก่อนหรือหลังสินค้าที่คุณชำระเงินการบันทึกธุรกรรมอย่างถูกต้องจำเป็นต้องมีขั้นตอนทางบัญชีเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

เคล็ดลับ

หากคุณชำระเงินล่วงหน้าตามใบแจ้งหนี้ก่อนที่คุณจะได้รับสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องคุณจะเครดิตเงินสดและหักบัญชีค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าเช่นวัสดุสิ้นเปลืองสินค้าคงคลังแบบเติมเงินหรือบริการเติมเงิน เมื่อคุณได้รับสิ่งที่คุณจ่ายไปคุณจะเครดิตค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและเดบิตค่าใช้จ่ายสินค้าคงคลังหรือบัญชีที่คล้ายกัน

ไม่ได้รับใบแจ้งหนี้

การเก็บบันทึกจะเป็นเรื่องง่ายหากผู้ซื้อไปเยี่ยมซัพพลายเออร์จ่ายในสิ่งที่พวกเขาต้องการและเดินออกไปพร้อมกับสินค้า แต่นั่นมักจะไม่เกิดขึ้น แต่การสั่งซื้อการจัดส่งการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินจะเกิดขึ้นที่จุดต่างๆในกระบวนการ เพื่อให้คุณสับสนต่อไประบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณจะจัดการการจัดส่งสินค้าที่แตกต่างจากระบบบัญชีของคุณ

ตัวอย่างเช่นการควบคุมการซื้อกล่าวว่าสมมติว่าคุณได้รับการจัดส่งสินค้าคงคลัง แต่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ หากคุณใช้ระบบสินค้าคงคลังถาวรซึ่งคุณอัปเดตบันทึกสต็อคของคุณอย่างต่อเนื่องคุณจะบันทึกการจัดส่งในครั้งเดียว ด้วยสินค้าคงคลังตามงวดคุณจะบันทึกเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดคุณจะไม่บันทึกการซื้อเป็นบัญชีเจ้าหนี้จนกว่าคุณจะได้รับใบแจ้งหนี้สินค้า

สมมติว่าคุณสั่งซื้อสินค้าคงคลัง$ 2,000 ตราบใดที่ไม่ได้รับใบแจ้งหนี้คุณจะบันทึกเงิน 2,000 ดอลลาร์ในบัญชี GRNI ซึ่งเป็นสินค้าที่ได้รับไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้รวมทั้งในสินค้าคงคลัง เมื่อผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้สินค้าคุณจะลด GRNI ลง2,000ดอลลาร์และบันทึก2,000 ดอลลาร์ในบัญชีเจ้าหนี้

การติดตาม GRNI

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นการจัดส่งของ GRNI อาจกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น บัญชี GRNI ของคุณอาจมีรายการหลายร้อยรายการที่เกี่ยวข้องกับการซื้อหลายรายการสินค้าหลายรายการและผู้ขายหลายราย การติดตามและอัปเดตเมื่อคุณได้รับใบแจ้งหนี้ต้องใช้เวลาและความพยายามเพิ่มขึ้นและง่ายต่อการหลงทาง ความล่าช้าของผู้จัดจำหน่ายและข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้และการฉ้อโกงอาจทำให้สิ่งต่างๆแย่ลง

ซอฟต์แวร์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ กระบวนการอัตโนมัติสามารถใช้ใบแจ้งหนี้จับคู่กับใบสั่งซื้อและทำการปรับเปลี่ยนการทำบัญชีที่จำเป็นโดยที่ข้อมูลไม่พลาดที่มนุษย์อาจจะข้ามไปได้ สิ่งนี้มีข้อดีเพิ่มเติมในการทำให้หนังสือของคุณเป็นปัจจุบันโดยไม่มีเวลาล่าช้า ซึ่งจะช่วยให้มองเห็นผู้ขายที่ทำงานช้าหรือส่งสินค้าตรงเวลาได้ง่ายขึ้นและตัดสินใจว่ารายใดที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากกว่า

ไม่ได้รับสินค้า

บางครั้งสิ่งต่างๆก็เปลี่ยนไป คุณได้รับใบแจ้งหนี้อาจจะชำระเงิน แต่คุณยังไม่มีสินค้า เครื่องมือการบัญชีกล่าวว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นตัวอย่างเช่นเมื่อคุณชำระเงินล่วงหน้าสำหรับสินค้าที่คุณสั่งซื้อ การชำระล่วงหน้าอาจเป็นเพราะคุณใช้การบัญชีเงินสดและต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายก่อนกำหนดหรือเนื่องจากการจ่ายเงินล่วงหน้าทำให้คุณได้รับการรักษาที่ต้องการ นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นหากผู้ขายไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามจะไม่ให้เครดิตกับคุณ

การบัญชีสำหรับสินค้าคงคลังที่จ่ายสำหรับ แต่ไม่ได้รับหรือสินค้าที่จ่ายล่วงหน้าหรือบริการแบบเติมเงินจะถือว่าสินค้าหรือบริการที่อีกฝ่ายเป็นหนี้คุณเป็นสินทรัพย์ ถ้าคุณจ่ายสำหรับ$ 1,200ในสินค้าคงคลังล่วงหน้าคุณเครดิต$ 1,200เป็นเงินสดและบัตรเดบิตบัญชีสินทรัพย์ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสำหรับ$ 1,200เมื่อคุณได้รับสินค้าคงคลังหรือสินค้าอื่น ๆ คุณจะเครดิตค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและหักค่าใช้จ่ายสินค้าคงคลัง

ด้วยบริการมันซับซ้อนกว่าเล็กน้อยเนื่องจากกระบวนการดึงออกมามากขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณชำระค่าบริการอินเทอร์เน็ตหรือค่าประกันล่วงหน้าหนึ่งปีคุณจะหักค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเป็นเงินหนึ่งในสิบสองของการชำระเงินในแต่ละเดือน ตัวอย่างเช่นหากคุณจ่าย$ 24,000สำหรับค่าบริการบำรุงรักษาหนึ่งปีคุณจะหักเงิน 2,000 ดอลลาร์จากค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าทุกเดือนและให้เครดิตบัญชีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเป็นจำนวนเงินเดียวกัน

ตามความเป็นจริงแล้วการทำเช่นนี้กับค่าใช้จ่ายและการซื้อที่ชำระล่วงหน้าทุกครั้งอาจทำให้บัญชีของคุณติดขัดด้วยวิธีการติดตามรายการที่จ่ายล่วงหน้ามากเกินไปโดยเฉพาะบริการ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ให้กำหนดเกณฑ์ขั้นต่ำสำหรับการป้อนรายการในบัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หากเกณฑ์คือ$ 500และคุณชำระล่วงหน้าสำหรับเครื่องใช้สำนักงานมูลค่า$ 400เพียงถือว่า400 เหรียญเป็นค่าใช้จ่ายปกติ

เมื่อคุณจัดการเป็นเงินสด

หากคุณใช้การบัญชีเงินสดเช่นเดียวกับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากไม่มีบัญชีค่าใช้จ่ายแบบเติมเงิน Fundera กล่าว สมมติว่าคุณจ่ายใบแจ้งหนี้สินค้า1,400 เหรียญในวันนี้ แต่จะไม่ได้รับสินค้าเป็นเวลาสองสัปดาห์ แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายล่วงหน้าคุณเพียงแค่บันทึก1,400 ดอลลาร์เป็นการซื้อปกติ หากคุณชำระค่าบริการหกเดือนด้วยเงิน 300 ดอลลาร์ในวันนี้คุณจะบันทึกค่าใช้จ่ายในวันนี้และจะไม่ปรับเปลี่ยนบัญชีในภายหลัง

วิธีนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการทำบัญชีของคุณ แต่ยังบิดเบือนรูปลักษณ์ทางการเงินของคุณด้วย สมมติว่าคุณจ่าย$ 3,600ในเดือนนี้สำหรับค่าบริการหนึ่งปี นั่นเป็นค่าใช้จ่ายบริการที่ใหญ่มากในเดือนนี้ตามด้วยค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์ 11 เดือน วิธีการคงค้างซึ่งแสดงค่าใช้จ่าย$ 300ต่อเดือนช่วยให้คุณได้ภาพที่สมจริงยิ่งขึ้น

เมื่อคุณเป็นผู้ขาย

หากคุณเป็นผู้ขายการบัญชีสำหรับสินค้าคงคลังที่จ่ายไป แต่ไม่ได้รับจะทำงานตรงกันข้าม การเป็นเจ้าของสินค้าหรือบริการในคลังของผู้ซื้อจะถือเป็นหนี้สินไม่ใช่สินทรัพย์ ผู้ขายมักไม่ได้รับการชำระเงินล่วงหน้าเป็นจำนวนมากดังนั้นจึงไม่ยากที่จะติดตามการชำระเงินและปรับเปลี่ยนบัญชี

หากกล่าวว่าคุณได้รับการชำระเงิน1,500 ดอลลาร์สำหรับสินค้าที่จะจัดส่งคุณจะบันทึกเครดิตในบัญชีความรับผิดการชำระเงินล่วงหน้าและการหักบัญชีเป็นเงินสด เมื่อคุณจัดส่งสินค้าคุณจะหักการชำระเงินล่วงหน้าและเครดิตบัญชีรายรับ หากคุณขายบริการล่วงหน้าคุณจะต้องปรับเปลี่ยนบัญชีสำหรับบริการแต่ละเดือนตามที่ผู้ซื้อทำ

ขอเงินสดล่วงหน้า

Jobber Academy กล่าวว่าข้อดีของการทำให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้า ได้แก่ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการไม่ชำระเงินและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินมาถึงในเวลาที่เหมาะสม หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่มีกระแสเงินสดที่ จำกัด สิ่งเหล่านี้เป็นข้อดีอย่างแน่นอน มีสถานการณ์อื่น ๆ ที่เป็นความคิดที่ดี:

  • คุณจะต้องใช้วัตถุดิบจำนวนมากและต้องการเงินมัดจำ ช่างมุงหลังคามักจะขอเงินมัดจำเพื่อปกปิดงูสวัดและตะปูเป็นต้น
  • เป็นงานใหญ่และคุณไม่สามารถให้ลูกค้าสำรองจ่ายได้ เงินฝากรับประกันการซื้อของลูกค้า
  • คุณทราบจากประสบการณ์ที่ผ่านมาว่าลูกค้ารายนี้จ่ายช้า
  • ธุรกิจของคุณใหม่และคุณต้องการกระแสเงินสด

ข้อเสียคือหากคุณส่งใบแจ้งหนี้สินค้าก่อนสินค้าหรือบริการอาจก่อให้เกิดมลพิษต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่พอใจกับงานของคุณ ต้องชัดเจนล่วงหน้าเสมอว่าเงื่อนไขของข้อตกลงคืออะไร ติดต่อพวกเขาหลังการจัดส่งเพื่อดูว่าพอใจหรือไม่ เสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าหากคุณสามารถจ่ายได้ คุณต้องการให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจอย่างสมบูรณ์