วิธีการตรวจสอบเงินสดย่อย

ความสะดวกสบายของเงินสดย่อยยังนำเสนอความท้าทายในการตรวจสอบที่สำคัญที่สุด เนื่องจากกล่องเงินสดมักไม่ได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างดีการติดตามการเข้าถึงเงินที่เชื่อถือได้จึงทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการควบคุมภายใน การตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้เงินสดอย่างถูกต้องจำเป็นต้องมีการกระทบยอดใบเสร็จการตรวจสอบสถานที่จัดเก็บเงินสดและการทบทวนขั้นตอนที่พนักงานใช้เพื่อเข้าถึงเงิน ควรมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

1

พบกับบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลเงินสดย่อย - โดยปกติจะเป็นเลขานุการหรือผู้จัดการ หากไม่มีบุคคลใดรับผิดชอบเงินสดย่อยให้พิจารณากำหนดนโยบายที่ระบุว่าบุคคลหนึ่งเป็นผู้ดูแลเงินสดย่อย นำบันทึกการตรวจสอบซึ่งเป็นผลรวมของเงินสดย่อยในช่วงเวลาหนึ่ง

2

นับสกุลเงินและเหรียญ นอกจากนี้ให้นับมูลค่าของตราไปรษณียากรหรือตราสารที่สามารถต่อรองได้ (เช่นเช็คเดินทางหรือพันธบัตร) ที่เก็บไว้ด้วยเงินสดย่อย

3

รวมใบสำคัญและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดที่ใช้เพื่อปรับการชำระเงินจากเงินสดย่อยหรือบันทึกการทำธุรกรรมที่เพิ่มลงในเงินสด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดถูกต้องตามกฎหมายและสอดคล้องกับนโยบายการชำระเงินคืนหรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

4

เพิ่มยอดรวมเงินสดลงในยอดรวมบัตรกำนัล จำนวนนี้ควรเท่ากับจำนวนเงินสดที่ระบุไว้ในการตรวจสอบครั้งล่าสุด

5

เพิ่มบันทึกลงในบันทึกเงินสดย่อยโดยระบุความคลาดเคลื่อนใด ๆ หากจำนวนเงินน้อยหรืออยู่ในขอบเขตที่กำหนดโดยนโยบาย

6

ลงนามในบันทึกการตรวจสอบ ทั้งผู้รับฝากทรัพย์สินและผู้สอบบัญชีควรลงนามในข้อตกลงว่ายอดรวมเงินสดเท่ากับจำนวนเงินที่บันทึกไว้ ลบและเก็บใบเสร็จและใบสำคัญที่มีอยู่ตามนโยบาย

7

ตรวจสอบสถานที่ที่เก็บเงินสดย่อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าถึงถูก จำกัด ไว้เฉพาะผู้ดูแลหรือผู้ที่สามารถเข้าถึงกล่องเงินสดได้อย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เก็บกล่องไว้ในสถานที่ป้องกันการโจรกรรม