10 เหตุผลที่ทำไมโครงการถึงเหนือกว่างบประมาณ

ในทางสถิติอย่างน้อยร้อยละ 85 ของทุกโครงการเกินงบประมาณในระดับหนึ่ง ซึ่งมักเกิดจากเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของมนุษย์ โชคดีที่คุณสามารถเอาชนะอัตราต่อรองได้หากคุณตระหนักถึงสิ่งที่อาจผิดพลาด การเว้นที่ว่างไว้ในงบประมาณของคุณสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิดและการพัฒนาแผนฉุกเฉินคุณสามารถลดโอกาสที่เงินจะหมดลงได้

ความไม่มีประสบการณ์ของหัวหน้าโครงการ

การไม่มีประสบการณ์ของหัวหน้าโครงการอาจหมายความว่าด้านใด ๆ ของโครงการอาจได้รับการจัดการโดยไม่ได้ตั้งใจรวมถึงงบประมาณด้วย แม้ว่าจะเป็นเรื่องจริงที่จะมีครั้งแรกสำหรับทุกงาน แต่หัวหน้าโครงการที่ยังใหม่ต่อหน้าที่ความรับผิดชอบในตำแหน่งอาจพบกับอุปสรรคมากกว่าคนที่มีความเชี่ยวชาญในการมองเห็นโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น ผู้นำโครงการนีโอไฟต์ต้องการคำแนะนำและการกำกับดูแลมากขึ้นตลอดกระบวนการหรืออย่างน้อยที่สุดคือพี่เลี้ยงที่สามารถไว้วางใจให้ให้คำแนะนำอย่างรอบคอบและตรงจุด

การสื่อสาร / การจัดการบุคลากรไม่ดี

เพื่อให้โครงการสามารถพัฒนาได้ควรมีการสื่อสารที่ถูกต้องและทันท่วงทีในทุกช่วง หัวหน้าโครงการจำเป็นต้องแสดงออกอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นและสิ่งที่เกิดขึ้นกับซัพพลายเออร์ผู้รับเหมาลูกเรือ / ทีมงานและผู้ดูแลระบบ ลูกเรือ / สมาชิกในทีมแต่ละคนก็ต้องสื่อสารกันเองเช่นเดียวกัน ความเข้าใจผิดระหว่างการวางแผนและการดำเนินการทำให้งานดำเนินไปไม่ถูกต้อง การแก้ไขสถานการณ์อาจทำให้เกิดความล่าช้าและการใช้จ่ายงบประมาณมากเกินไป เพื่อนร่วมงานควรอัปเดตซึ่งกันและกันตลอดกระบวนการเพื่อช่วยให้เส้นเวลาที่คาดการณ์มาบรรจบกันและมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดน้อยที่สุด

ข้อผิดพลาดของมนุษย์

ข้อผิดพลาดของมนุษย์มีตั้งแต่จุดทศนิยมที่ละไว้หรือใส่ผิดในงบดุลไปจนถึงการสั่งซื้ออุปกรณ์หรือวัสดุที่ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าจะใช้รูปแบบใดความผิดพลาดอาจมีค่าใช้จ่ายสูง ความผิดพลาดของมนุษย์ส่วนใหญ่สามารถบรรเทาได้โดยใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบเอกสารคำสั่งซื้อและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอีกครั้ง

การสูญเสียจากความเสียหายหรือการทำงานผิดพลาด

เมื่ออุปกรณ์สำคัญเสียในสถานที่เกิดความเสียหายระหว่างการติดตั้งหรือไม่สามารถใช้งานได้ตามที่ตั้งใจไว้จะต้องได้รับการจัดเรียงใหม่เปลี่ยนหรือซ่อมแซมเพื่อให้โครงการกลับมาดำเนินการได้ แต่ละสถานการณ์เหล่านี้อาจเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดสำหรับงบประมาณที่จัดสรร ควรกำหนดเปอร์เซ็นต์ของงบประมาณแต่ละโครงการไว้ล่วงหน้าเพื่อป้องกันการโอนเงินจากความต้องการงบประมาณ (มากถึง 30 เปอร์เซ็นต์)

ปัญหาความสัมพันธ์กับผู้ขาย

ปัญหาเกี่ยวกับผู้รับเหมาภายนอกผู้ขายหรือซัพพลายเออร์อาจส่งผลกระทบต่องบประมาณโครงการของคุณ ใช้เฉพาะผู้ขายที่มีชื่อเสียงดีเยี่ยมน่าเชื่อถือและมีฝีมือ การขาดความเป็นมืออาชีพไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาและงานที่ไม่ดีจะหมายถึงการค้นหาผู้ขายรายอื่นในระหว่างโครงการและการจ่ายค่าธรรมเนียมใหม่เพื่อทำสัญญาการเปลี่ยนทดแทน

การขาดงานของพนักงาน

การขาดงานในระดับหนึ่งอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากความเจ็บป่วยหรือเหตุฉุกเฉิน แต่ถ้ามากเกินไปก็จะขัดขวางความสำเร็จของโครงการ บุคคลที่ได้รับเลือกให้เป็นหัวหอกในโครงการจำเป็นต้องได้รับการลงทุนอย่างเต็มที่เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จและได้รับการคัดเลือกอย่างรอบคอบโดยฝ่ายบริหาร หากต้องเปลี่ยนพนักงานในช่วงกลางโครงการความล่าช้าอาจเกิดจากช่วงการฝึกอบรม / การเรียนรู้ที่บุคคลใหม่ต้องได้รับ หากพนักงานจำนวนหนึ่งสูญหายและไม่ได้รับการแทนที่การทำงานในมือให้เสร็จจะยากขึ้นโดยมีคนน้อยลงที่มีหน้าที่มากขึ้น

ฝีมือไม่ดี

งานที่ได้รับมอบหมายไม่ควรเสร็จตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังควรดำเนินการให้ดีด้วย ประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดีซึ่งต้องมีการปรับปรุงหรือแก้ไขมากกว่าหนึ่งครั้งทำให้ต้องเสียเงินมากขึ้นเนื่องจากข้อกำหนดในการทำงานล่วงเวลาและอาจทำให้งบประมาณลดลง การมีผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะและประสบการณ์ในโครงการสามารถสร้างความแตกต่างได้

ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม

ทำได้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับสภาพอากาศที่แปรปรวนหรือภัยธรรมชาติ โครงการสามารถถูกกีดกันโดยไม่คาดคิดและไม่มีกำหนดเนื่องจากเงื่อนไขที่ป้องกันไม่ให้สมาชิกในทีมมาถึงสถานที่ล่าช้าในการส่งมอบพัสดุหรือส่งผลให้เกิดการสูญเสียบางส่วนหรือทั้งหมด การฟื้นตัวจากความปราชัยประเภทนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่การจัดสรรเงินให้กับการประกันภัยในขั้นตอนการวางแผนเริ่มต้นของโครงการนั้นเป็นเรื่องที่ชาญฉลาด

ขาดการมองการณ์ไกล

การวางแผนที่ไม่ดีจะทำให้งบประมาณส่วนใหญ่ขาดแคลน พูดง่ายๆก็คือเมื่อมีการจัดสรรเงินทุนน้อยกว่าที่จำเป็นสำหรับโครงการเป็นที่แน่นอนว่าจะต้องใช้เงินมากขึ้นเพื่อดูโครงการจนเสร็จสมบูรณ์ การไม่เข้าใจสิ่งที่จำเป็นทางการเงินสำหรับการดำเนินการตั้งแต่เงินเดือนไปจนถึงต้นทุนค่าโสหุ้ยอาจทำให้เงินหมดในระยะแรก

การจัดสรรทรัพยากรไม่ดี

ต้องใช้เงินงบประมาณอย่างรอบคอบเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายที่มากเกินไปในพื้นที่ที่ไม่สำคัญ การใช้จ่ายเงินมากเกินไปในพื้นที่หนึ่งและไม่เพียงพอในอีกพื้นที่หนึ่งอาจเป็นอันตรายต่อโครงการทั้งหมดโดยเฉพาะในธุรกิจขนาดเล็กที่มีเงิน จำกัด ตัวอย่างหนึ่งคือการก่อสร้าง / ปรับปรุงห้องครัวซึ่งลดค่าใช้จ่ายลงโดยใช้วัสดุปูพื้นราคาถูกลงเพื่อให้สามารถซื้อเครื่องใช้ไฟฟ้าที่มีคุณภาพสูงกว่ามาก หลังจากติดตั้งพื้นแล้วเครื่องใช้ก็ถูกส่งไป พื้นที่ต่ำกว่ามาตรฐานได้รับความเสียหายเมื่อนำเครื่องใช้ไฟฟ้าเข้ามาและต้องสั่งปูพื้นใหม่ ไม่เพียง แต่ได้รับผลกระทบตามระยะเวลาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงงบประมาณอีกด้วย ทางเลือกที่ดีกว่าคือการสั่งซื้อพื้นและเครื่องใช้ไฟฟ้าคุณภาพดีราคาปานกลางเพื่อให้สามารถตรวจสอบงบประมาณและโครงการได้ตามกำหนดเวลา