หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งมักเรียกโดยย่อว่า GAAP กำหนดให้ บริษัท ต่างๆรับรู้รายได้เมื่อมีรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น เนื่องจากระยะเวลาของการจ่ายเงินสดหรือการรับเงินสดอาจแตกต่างกันไปจากเวลาที่รับรู้รายได้หรือค่าใช้จ่ายบัญชีคงค้างและบัญชีรอการตัดบัญชีจึงเป็นไปตามการบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง
ค่าใช้จ่ายคงค้าง
หากมีค่าใช้จ่าย 5,000 ดอลลาร์เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง แต่ยังไม่ได้รับการชำระเงินภายในสิ้นงวดหรือไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ภายในสิ้นงวดรายการปรับปรุงต่อไปนี้จะถูกส่งไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลา:
เดบิตค่าใช้จ่าย 5,000 บัญชีเครดิตเจ้าหนี้ 5,000
เมื่อชำระเงินผู้ทำบัญชีจะกรอกรายการต่อไปนี้:
เดบิตบัญชีเจ้าหนี้ 5,000 เครดิตเงินสด 5,000
โปรดสังเกตว่าการตัดบัญชีจะหักล้างเครดิตก่อนหน้านี้ไปยังบัญชีเจ้าหนี้ทำให้จำนวนเงินที่ค้างชำระในธุรกรรมเป็นศูนย์
ค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชี
หากมีการชำระเงินล่วงหน้า 5,000 ดอลลาร์สำหรับบริการภายในสิ้นงวด แต่บริการจะไม่ดำเนินการจนกว่าจะถึงช่วงเวลาในอนาคตรายการปรับปรุงต่อไปนี้จะดำเนินการในช่วงสิ้นเดือนเป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าซึ่งเป็นบัญชีสินทรัพย์:
เดบิตค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 5,000 เครดิตเงินสด 5,000
สังเกตว่าการรับเงินสดจะไม่ส่งผลกระทบเมื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย ในเดือนถัดไปเมื่อได้รับบริการผู้ทำบัญชีจะส่งรายการต่อไปนี้ภายในสิ้นเดือน
ค่าใช้จ่ายด้านเดบิต 5,000 เครดิตค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 5,000
รายได้คงค้าง
หากมีการขายสินค้าจำนวน 5,000 ดอลลาร์ในช่วงเวลาหนึ่ง แต่ยังไม่ได้รับการชำระเงินภายในสิ้นงวดหรือไม่มีการเรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีจะจองรายการปรับปรุงดังต่อไปนี้ไปยังหนังสือของ บริษัท :
เดบิตลูกหนี้ 5,000 รายได้เครดิต 5,000
เมื่อลูกค้าชำระเงินสำหรับการซื้อในเดือนถัดไปรายการบันทึกการชำระเงินจะเป็น:
เดบิตเงินสด 5,000 เครดิตลูกหนี้ 5,000
รายได้รอการตัดบัญชี
หากลูกค้าชำระเงินล่วงหน้า 5,000 ดอลลาร์สำหรับสินค้าที่ผลิตแล้วซึ่งจะไม่พร้อมสำหรับการจัดส่งจนกว่าจะถึงเดือนในอนาคตการปรับปรุงต่อไปนี้จะเกิดขึ้นกับรายได้รอการตัดบัญชีบัญชีหนี้สินในงบดุล:
เดบิตเงินสด 5,000 เครดิตรายได้รอการตัดบัญชี 5,000
โปรดสังเกตว่าการรับเงินสดจะไม่ส่งผลกระทบเมื่อได้รับรายได้ ในเดือนที่จัดส่งสินค้ารายการต่อไปนี้จะจัดทำภายในสิ้นเดือน:
เดบิตรายได้รอตัดบัญชี 5,000 เครดิตรายได้ที่ได้รับ 5,000
