องค์ประกอบพื้นฐานของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจปรากฏในหลายรูปแบบภายในองค์กร บริษัท สื่อสารกับลูกค้าผ่านทางเว็บไซต์รายงานหรือวารสาร การสื่อสารภายใน ได้แก่ โทรศัพท์ข้อความเสียงจดหมายข่าวของ บริษัท และระบบอีเมลภายในองค์กรเพื่อระบุชื่อบางส่วน ในทุกกรณีไม่ว่าการสื่อสารทางธุรกิจจะเป็นภายในหรือภายนอก บริษัท องค์ประกอบสามประการที่เป็นพื้นฐานสำหรับความสำเร็จคือความชัดเจนโครงสร้างและการรู้จักผู้ชมของคุณ

ความชัดเจน

การเขียนหรือการสื่อสารด้วยความชัดเจนอาจเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการสื่อสาร การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะตรงประเด็นพูดตรงตามความหมายโดยไม่ต้องพูดสองครั้งและถ่ายทอดด้วยคำที่ง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ การใช้ภาษาทั่วไปแทนที่จะใช้คำย่อของอุตสาหกรรมที่รู้จักกันเพียงไม่กี่คำทำให้การสื่อสารสามารถเข้าถึงผู้ฟังหรือผู้อ่านได้มากขึ้นและเข้าใจได้ง่าย

โครงสร้าง

เช่นเดียวกับการเล่าเรื่องที่ดีการสื่อสารทางธุรกิจต้องมีจุดเริ่มต้นกลางและจุดสิ้นสุด การทำตามโครงสร้างเชิงตรรกะนี้เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้อ่านหรือผู้ฟังเนื่องจากเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่ได้รับการสอนให้เข้าใจ ใช้โครงสร้างนี้สำหรับสื่อการสื่อสารรายงานอีเมลหรือวอยซ์เมลทุกประเภท ยังใช้ในระหว่างการประชุมของ บริษัท พูดให้กระชับและหลีกเลี่ยงการใช้คำที่ใช้คำมากเกินไปและข้อความของคุณควรเข้าใจ

ผู้ชม

เข้าใจผู้ชมของคุณ เมื่อคุณสื่อสารกับลูกค้าให้เลือกภาษาที่เขาจะเข้าใจแทนที่จะเป็นคำศัพท์ที่อยู่นอกเหนือความรู้ของเขา แนวคิดเดียวกันนี้ใช้เมื่อพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในทีมอื่น ๆ คำย่ออาจช่วยประหยัดพื้นที่ แต่คนส่วนใหญ่จะไม่รู้ว่าหมายถึงอะไร ทำให้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรดูเหมือนซุปตัวอักษร กล่าวถึงหัวข้อของคุณกับผู้ชมของคุณ - อย่าบังคับให้ผู้ชมของคุณเหมาะสมกับหัวข้อ

ความสม่ำเสมอ

สอดคล้องในการสื่อสารของคุณ อย่าใช้ท่าทีที่เป็นปฏิปักษ์ซึ่งทำหน้าที่เพียงทำให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านสับสน เลือกด้านของปัญหาที่คุณตั้งใจจะแก้ไขและยึดติดกับมัน การใช้น้ำเสียงและสไตล์ที่สอดคล้องกันจะช่วยให้ผู้ชมมีส่วนร่วมกับข้อความและพัฒนาความไว้วางใจใน บริษัท หรือผลิตภัณฑ์ของคุณ ผู้คนไม่น่าเชื่อถือข้อมูลที่มีอยู่ในข้อความที่ไม่สอดคล้องกันหรือขัดแย้งกัน

ปานกลาง

ใช้สื่อที่เหมาะสมเพื่อตอบสนองผู้ชมของคุณ หากข้อความเรียกร้องให้ใช้จดหมายส่วนตัวหรืออีเมลให้ใช้สื่อนั้นสำหรับข้อความ อย่างไรก็ตามหากต้องใช้การสื่อสารแบบเสียงต่อเสียงหรือแบบตัวต่อตัวอีเมลเป็นตัวเลือกที่ไม่ถูกต้อง สื่อที่ใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจให้ความน่าเชื่อถือแก่ข้อความดังนั้นควรใช้สื่อที่สนับสนุนข้อความ