วิธีการจ่าหน้าจดหมายที่ส่งทางอีเมล

การส่งจดหมายธุรกิจทางอีเมลแทนการใช้อีเมลหอยทากเป็นการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง แต่ไม่ใช่ทุกอย่าง ประการแรกคุณสามารถหลีกเลี่ยงการรวมข้อมูลติดต่อของผู้รับไว้ในจดหมายได้ ข้อเท็จจริงที่ว่าคุณส่งจดหมายไปยังผู้รับโดยตรงโดยใช้ที่อยู่อีเมลส่วนตัวทำให้ข้อมูลนั้นซ้ำซ้อน แต่ถึงกระนั้นจดหมายอีเมลในขณะที่มีความเป็นทางการน้อยกว่าจดหมายธุรกิจในรูปแบบเอกสาร แต่ต้องเป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพที่อยู่เหนืออีเมลแบบปิดข้อมือที่ส่งถึงครอบครัวหรือเพื่อนเสมอ

1

ค้นหาชื่อผู้ติดต่อที่ถูกต้อง ใช้นามสกุลของบุคคลในคำทักทายเนื่องจากการใช้ชื่ออาจถูกมองว่าไม่เป็นทางการเกินไป นามสกุลควรนำหน้าด้วยนายหรือนางสาว - ไม่เคยพลาดซึ่งจะถือว่าสถานะการสมรสของผู้หญิงและอาจก่อให้เกิดความผิดได้ หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงบุคคลที่สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาเอกหรือทางการแพทย์ให้ใส่นามสกุลของเขาหรือเธอด้วยดร. ตัวอย่างคำทักทายอาจเป็น "Dear Ms. So-and-So"

2

เติมความเป็นตัวคุณ การแสดงผลครั้งแรกมีความสำคัญมากพอ ๆ กับโลกเสมือนจริงและเกิดขึ้นในโลกแห่งความเป็นจริง สิ่งแรกที่ผู้คนสังเกตเห็นเกี่ยวกับอีเมลที่ส่งถึงพวกเขาคือชื่อแทนอีเมลของผู้ส่ง "StudMuffin99" อาจวาดภาพคุณว่าเป็นชีวิตของงานปาร์ตี้ แต่มันไม่ใช่มืออาชีพ ระบุผู้รับด้วยนามแฝงที่เหมาะสมกับธุรกิจมากกว่าซึ่งมักจะมีชื่อและนามสกุล

3

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับหัวเรื่อง มีความชัดเจนกระชับและเฉพาะเจาะจง หัวเรื่องที่คลุมเครือไม่ได้ให้ความหมายกับจดหมายอีเมลของคุณทำให้อีเมลของคุณมีแนวโน้มที่จะถูกลบ หัวเรื่องว่างเปล่าเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้สำหรับคนส่วนใหญ่เนื่องจากให้ความรู้สึกถึงความประมาทเกียจคร้านและขาดความเป็นมืออาชีพ