วิธีการเขียนบันทึกการจัดการ

ธุรกิจใช้บันทึกช่วยจำด้านการจัดการเพื่อเผยแพร่ข้อมูลไปยังผู้คนจำนวนมาก บันทึกช่วยจำดังกล่าวให้รายละเอียดข่าวสารเกี่ยวกับนโยบายเหตุการณ์หรือโครงการริเริ่มต่างๆเช่นและส่งมอบข้อมูลให้กับผู้จัดการที่เหมาะสมทั้งหมดในเวลาเดียวกัน การสร้างบันทึกการจัดการที่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดความเข้าใจผู้ชมของคุณและผู้จัดการที่ตระหนักว่าจะได้รับการติดต่อมากมายตลอดทั้งวัน เขียนบันทึกให้ชัดเจนและกระชับพร้อมหัวเรื่องที่น่าสนใจเพื่อเพิ่มความสนใจ

1

ส่งบันทึกให้เฉพาะผู้จัดการที่ต้องการข้อมูลเท่านั้น การแจกจ่ายบันทึกช่วยจำให้กับหัวหน้างานทุกคนในองค์กรทุกครั้งที่เขียนบันทึกช่วยจำสามารถลดโอกาสในการอ่านบันทึกได้ โดยการคัดเลือกผู้จัดการจะรู้ว่าพวกเขาได้รับหรือไม่เนื้อหาอาจสำคัญ

2

เขียนหัวข้อที่ชัดเจนหรือ Re: บรรทัดเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน แทนที่จะเป็นเรื่องธรรมดาเช่น“ โปรแกรมปรับปรุงสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพ” คุณอาจเขียนว่า“ สิทธิประโยชน์ใหม่ ๆ ที่เพิ่มเข้ามาในโปรแกรมการดูแลสุขภาพ!”

3

สรุปจุดประสงค์ของบทความในประโยคแรก ผู้จัดการจะใช้สิ่งนี้เป็นแนวทางในการพิจารณาว่าควรอ่านต่อหรือไม่ การเปิดบันทึกช่วยจำแบบทั่วไปอาจทำให้ผู้จัดการงานยุ่งสรุปข้อมูลไม่คุ้มกับเวลาของเธอดังนั้นให้ใส่รายละเอียดให้เพียงพอในบรรทัดแรกเพื่อชักชวนผู้จัดการว่าบันทึกนั้นมีค่า

4

จดบันทึกให้สั้นและกระชับ ใช้การผสมผสานระหว่างย่อหน้าและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อการอ่านอย่างรวดเร็ว ในขณะเดียวกันให้ใส่เนื้อหาที่เพียงพอเพื่ออธิบายข้อมูลอย่างชัดเจน หลายคนมีเงื่อนไขในการโพสต์โซเชียลมีเดียสั้น ๆ เพื่อให้ได้ประเด็น เข้าใจความแตกต่างระหว่างบันทึกที่ส่งถึงผู้จัดการและการอัปเดต Twitter เป็นต้น บันทึกควรให้ข้อมูลสรุปที่น่าพอใจของปัญหา

5

ชี้แจงขั้นตอนต่อไปหรือความรับผิดชอบของผู้อ่าน ระบุให้ชัดเจนว่าพวกเขาจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลบางอย่างเข้าร่วมสัมมนาให้ความรู้ผู้ใต้บังคับบัญชาในเรื่องหรือสิ่งอื่นใดที่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม รวมกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการดำเนินการหากมี

6

ระบุชื่อผู้ติดต่อและข้อมูลหากผู้จัดการคนใดมีคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาของบันทึกช่วยจำ