ขั้นตอนในการนำเสนอการประชุมทางธุรกิจ

การจัดทำการประชุมทางธุรกิจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการนำผู้คนใน บริษัท หรืออุตสาหกรรมมารวมกันเพื่อแบ่งปันแนวคิดและเรียนรู้เกี่ยวกับแนวโน้มและโอกาสใหม่ ๆ เป็นโอกาสที่จะแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในขณะเดียวกันก็สร้างความสัมพันธ์ระหว่างคนที่มีใจเดียวกัน การจัดการประชุมเป็นงานที่ซับซ้อนซึ่งอาจต้องใช้เวลาหลายเดือนในการวางแผนเพื่อให้แน่ใจว่างานจะประสบความสำเร็จ

เลือกธีม

การเลือกธีมเป็นกระบวนการที่สำคัญและไม่ใช่กระบวนการที่จะดำเนินการโดยปราศจากการไตร่ตรองล่วงหน้า การประชุมที่ดีที่สุดคือการประชุมที่มีแนวคิดหรือแนวคิดที่เหมาะสมซึ่งจะตรงกับผู้เข้าร่วมของคุณ การประชุมหัวข้อ "การใช้โซเชียลมีเดียเพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ" มีแนวโน้มที่จะดึงดูดผู้คนมากกว่าหนึ่งคนที่เรียกว่า "การปรับปรุงธุรกิจของคุณ" ในทำนองเดียวกันการประชุมการขายภายในที่เรียกว่า "วิธีรับประกันว่าคุณจะได้รับโบนัสในปีนี้" จะได้รับการตอบรับที่ดีกว่าที่เรียกว่า "การประชุมการขายประจำปี"

กำหนดงบประมาณ

การวางแผนไม่สามารถเกิดขึ้นได้จนกว่าจะมีการกำหนดงบประมาณ หากงานนั้นเป็นงานประจำปีคุณสามารถใช้ต้นทุนจริงของการประชุมครั้งก่อนเป็นจุดเริ่มต้นได้ โปรดจำไว้ว่าค่าใช้จ่ายบางอย่างเช่นค่าเช่าห้องค่าลำโพงและอุปกรณ์ A / V ได้รับการแก้ไขในขณะที่ค่าใช้จ่ายในการเดินทางโรงแรมและค่าอาหารจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วม

เลือกลำโพง

ส่วนที่สำคัญที่สุดของการประชุมทางธุรกิจคือการเลือกวิทยากรที่เหมาะสม เลือกผู้พูดที่ตรงกับอุดมคติของธีมมากที่สุดและผู้ที่ทำในรูปแบบไดนามิก ถ้าเป็นไปได้วางแผนที่จะเข้าร่วมกิจกรรมที่พวกเขากำลังเข้าร่วม หากไม่สามารถทำได้ให้ดูว่าคุณสามารถดูวิดีโอออนไลน์ได้หรือไม่ หากการประชุมเป็นกิจกรรมภายในให้เลือกบุคคลที่มีพลวัตสำหรับสุนทรพจน์หลักหรือทำหน้าที่เป็นพิธีกร หากผู้เข้าร่วมที่ได้รับคำสั่งเช่นประธานเจ้าหน้าที่บริหารหรือประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินของ บริษัท ไม่ใช่ผู้นำเสนอที่น่าสนใจหรือมีพลวัตให้พิจารณาให้พวกเขานำเสนอข้อมูลในรูปแบบ "ทอล์คโชว์" โดยที่อีกคนถามคำถาม

เลือกสถานที่

การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมของคุณก็สำคัญเช่นกัน ในการเริ่มต้นการค้นหาของคุณให้กำหนดจำนวนคนที่คุณคาดว่าจะเข้าร่วม เมื่อคำนึงถึงตัวเลขนั้นให้พิจารณาว่าคุณกำลังมองหาบรรยากาศแบบไหน เป็นการประชุมที่เป็นทางการหรือเป็นการพักผ่อนแบบสบาย ๆ ? คุณต้องการอยู่ในเมืองหรือออกไปนอกเมืองเพื่อผ่อนคลายมากขึ้น จากนั้นให้พิจารณาว่าผู้เข้าร่วมจะต้องการที่พักโรงแรมหรือรถรับส่งไปยังสถานที่จัดงานหรือไม่และจะมีกิจกรรมทางสังคมตามแผนหรือไม่

การผลิตเสียง / วิดีโอ

ไม่มีสิ่งใดสามารถทำลายการประชุมทางธุรกิจได้เร็วไปกว่าระบบเสียงที่ไม่ดีหรือเครื่องฉายวิดีโอที่ทำงานผิดปกติ คุณอาจต้องใช้บริการของ บริษัท ผู้ผลิตทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของงานของคุณ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้สามารถช่วยให้งานนี้ประสบความสำเร็จได้ แต่จะเพิ่มต้นทุนอย่างมาก รับใบเสนอราคาสามใบและพบตัวแทน บริษัท ด้วยตนเอง "ซัพพลายเออร์ที่ต้องการ" ในโรงแรมหรือสถานที่จัดการประชุมมักมีราคาแพงกว่า บริษัท ภายนอกมาก หากพวกเขาไม่ใช่ผู้ให้บริการ แต่เพียงผู้เดียวรับใบเสนอราคาอื่น ๆ

อาหารและเครื่องดื่ม

คุณอาจต้องจัดหาอาหารและเครื่องดื่มสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความยาวของการประชุม การเลือกเมนูขับเคลื่อนโดยงบประมาณเป็นหลัก ใส่ใจกับต้นทุนของรายการเช่นกาแฟน้ำอัดลมและขนมขบเคี้ยว โรงแรมและศูนย์การประชุมหลายแห่งเสนออาหารราคาไม่แพงนัก แต่คิดค่ากาแฟ 1 แก้วถึง $ 7

ใช้วิธีใช้

มอบหมายอาสาสมัครหรือเจ้าหน้าที่ให้มีบทบาทสำคัญเฉพาะ ควรมีคนหนึ่งคนเป็นผู้รับผิดชอบลำโพงเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขามีการจัดเตรียมที่พักสำหรับการเดินทางว่าวัสดุของพวกเขาถูกโหลดลงในแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่ถูกต้องและไมโครโฟนและอุปกรณ์อื่น ๆ ได้รับการตั้งค่าสำหรับการใช้งาน มอบหมายบทบาทในการจัดการการมาถึงของผู้เข้าร่วมและอีกคนหนึ่งได้รับมอบหมายให้จัดการกับเจ้าหน้าที่สถานที่จัดอาหารและสนับสนุนการผลิต