วิธีการเขียนขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐานสำหรับธุรกิจ

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานอธิบายว่า บริษัท ของคุณดำเนินธุรกิจอย่างไร โดยทั่วไปแล้วกฎระเบียบของรัฐบาลจะระบุข้อกำหนดพื้นฐานและอนุญาตให้แต่ละธุรกิจกำหนดวิธีการทำงานของพนักงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณควรบันทึกว่าระบบบริหารคุณภาพและกิจกรรมทางเทคนิคทำงานอย่างไร โดยทั่วไป SOP จะกำหนดขั้นตอนที่จำเป็นในการบำรุงรักษาและใช้ระบบการผลิตเพื่อให้ผลผลิตของผลิตภัณฑ์เป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรม เมื่อใช้ขั้นตอนเหล่านี้พนักงานของคุณสามารถทำงานให้เสร็จได้อย่างน่าเชื่อถือสม่ำเสมอและปลอดภัย

1

ระบุ SOP ที่องค์กรของคุณต้องการ ตัวอย่างเช่นสร้างรายการ SOP ที่จำเป็นเพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับการทดสอบการดำเนินการการวิเคราะห์การเก็บถาวรและการสนับสนุน ระบุว่าใครต้องมีส่วนร่วมในการสร้าง SOP และใครบ้างที่ต้องอนุมัติเอกสาร ตั้งค่ากระบวนการตรวจสอบและจัดทำเอกสารว่าการแก้ไขเกิดขึ้นเมื่อใดและอย่างไร SOP ควรได้รับการประเมินเป็นประจำเช่นทุกสองปี

2

ดาวน์โหลดเอกสารเทมเพลตจากเว็บไซต์ไลบรารีอ้างอิงที่สร้างโดยองค์กรในอุตสาหกรรมของคุณหรือสร้างรูปแบบเอกสารของคุณเองที่เหมาะสมกับ บริษัท ของคุณ ตัวอย่างเช่น eXchange ข้อมูลการทำงานร่วมกันแห่งชาติให้ข้อตกลงอย่างเป็นทางการและเว็บไซต์ห้องสมุดอ้างอิง SOP เพื่อให้คำแนะนำแก่ธุรกิจเช่นคุณเกี่ยวกับวิธีการพัฒนาขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการทำงานร่วมกันของการสื่อสาร

3

สร้างหน้าชื่อเรื่องสำหรับแต่ละกระบวนงาน ระบุชื่อเรื่องทั้งหมด แต่ละขั้นตอนควรมีชื่อเรื่องและหมายเลขที่สื่อความหมาย ตัวอย่างเช่นขั้นตอนการติดฉลากที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรที่มีตัวอักษร "HR" สำหรับทรัพยากรบุคคล เขียนสรุปสั้น ๆ เพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของขั้นตอนและขั้นตอนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ระบุอุปกรณ์ที่จำเป็นและคำแนะนำด้านความปลอดภัยทั่วไป ระบุหมายเลขรุ่นหรือเวอร์ชันของซอฟต์แวร์ที่เฉพาะเจาะจงหากมี รวมการอ้างอิงคู่มือการใช้งานเสริม ระบุชื่อผู้แต่งและวันที่ของเอกสาร ระบุรายชื่อบุคคลที่สามารถอนุมัติขั้นตอนนี้และวันที่อนุมัติ

4

สร้างเพจที่มีคำแนะนำโดยละเอียด รวมข้อมูลการอนุมัติหรือหมายเลขเวอร์ชันในแต่ละหน้า ใส่หมายเลข SOP และระบุหมวดหมู่ในแต่ละหน้าด้วย ที่ด้านล่างของแต่ละหน้าให้ใส่หมายเลขหน้าปัจจุบันและจำนวนหน้าทั้งหมดในเอกสาร

5

เก็บเอกสารเมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องแล้ว จัดทำสำเนาสำหรับบุคลากรที่เหมาะสมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในพนักงานของคุณได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการดึงข้อมูลใช้งานและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ตัวอย่างเช่นสร้างเว็บไซต์อินทราเน็ตของ บริษัท เพื่อให้คุณสามารถอัปโหลดแคตตาล็อกและอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้ ตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารของคุณ ตรวจสอบบันทึกและเอาต์พุตที่สร้างโดยการดำเนินการของแต่ละโพรซีเดอร์เพื่อให้แน่ใจว่าพฤติกรรมเป็นไปตามขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่บันทึกไว้