วิธีการกระทบยอดเงินสดย่อย

เจ้าของธุรกิจตรวจสอบกองทุนเงินสดย่อยที่ตั้งสำรองไว้เป็นประจำสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่เกิดขึ้นเช่นบัตรสำหรับพนักงานที่ป่วยกะทันหันหรือซื้ออุปกรณ์สำนักงานบางส่วนระหว่างคำสั่งซื้อจำนวนมาก การตรวจสอบจะช่วยให้คุณยืนยันได้ว่าพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดการกองทุนรวมทั้งผู้ที่ขอเงินสดย่อยใช้เงินกองทุนอย่างถูกต้องและไม่ขโมยจากกองทุน คุณกระทบยอดเงินสดย่อยโดยเปรียบเทียบยอดรวมของเงินสดเดิมที่วางอยู่ในลิ้นชักกับเงินสดทั้งหมดที่เหลืออยู่และบันทึกเงินสดทั้งหมดที่ถอนออกไป

1

นับเงินกระดาษที่เหลือในลิ้นชักกองทุนเงินสดย่อยจากนั้นเขียน "เงินสด" และยอดรวมลงในแผ่นกระดาษ ลบและนับเหรียญเขียน "เหรียญ" บนกระดาษและผลรวม บวกผลรวมย่อยสองรายการเข้าด้วยกันแล้วเขียน "เงินสดทั้งหมด" และจำนวนเงิน

2

นำใบสำคัญการเบิกถอนเงินสดย่อยหรือบันทึกเงินสดย่อยและหลักฐานใบเสร็จการซื้อ ยืนยันว่าคุณมีใบเสร็จสำหรับใบสำคัญหรือรายการบันทึกแต่ละรายการ หากไม่เป็นเช่นนั้นให้ขอให้พนักงานที่ไม่ได้ให้ใบเสร็จรับเงินเพื่อแจ้งให้คุณทราบหรือเหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จ

3

จัดระเบียบการถอนออกเป็นหมวดหมู่ตามการใช้งานเช่น "อุปกรณ์สำนักงาน" และ "เบ็ดเตล็ด" เพิ่มจำนวนเงินสำหรับประเภทแรก เขียน "การถอนเงิน" บนกระดาษของคุณและเขียนชื่อหมวดหมู่และจำนวนเงินทั้งหมดไว้ใต้ส่วนหัว ทำซ้ำกับหมวดหมู่และจำนวนอื่น ๆ จากนั้นเพิ่มผลรวมย่อยแล้วเขียน "การถอนทั้งหมด" และจำนวนเงินทั้งหมดที่ถอน

4

เพิ่มการถอนทั้งหมดลงในเงินสดทั้งหมดจากนั้นเปรียบเทียบจำนวนเงินกับยอดคงเหลือเดิม หากจำนวนเงินไม่ตรงกันให้ตรวจสอบผลรวมของคุณอีกครั้ง หากคุณเพิ่มทุกอย่างถูกต้อง แต่ยอดรวมน้อยกว่ายอดคงเหลือเดิมให้เขียน "เงินสดสั้น" และจำนวนเงิน หากยอดรวมมากกว่ายอดคงเหลือเดิมให้เขียน "เงินสดเกิน" และจำนวนเงิน

5

เขียนเช็คเป็นเงินสดสำหรับเงินที่คุณต้องการเพื่อคืนยอดคงเหลือเดิม หากยอดรวมทั้งหมดเท่ากับยอดคงเหลือเดิมให้เขียนเช็คสำหรับจำนวนเงินที่ถอนทั้งหมด หากขาดแคลนให้เพิ่มการถอนทั้งหมดและเงินสดชอร์ตแล้วเขียนเช็คสำหรับยอดรวม หากมีเงินสดเกินกำหนดให้ลบเงินสดส่วนเกินออกจากการถอนทั้งหมดและเขียนเช็คสำหรับส่วนที่เหลือ

6

วางโน้ตบนกระดาษเพื่ออธิบายสาเหตุของการขาดแคลนหรืออายุเกินถ้าทราบหรือคุณไม่สามารถระบุเหตุผลได้ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้เซ็นชื่อและลงวันที่ในกระดาษเพื่อแสดงว่าคุณกระทบยอดแบบฟอร์มแล้วยื่นในแฟ้มหรือตู้เก็บเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต