วัตถุประสงค์หลักในการปฏิบัติงานของพนักงานต้อนรับ

พนักงานต้อนรับของธุรกิจขนาดเล็กทำมากกว่าทักทายผู้เยี่ยมชมที่ทำงานหรือโทรศัพท์สายเรียกเข้าโดยตรง พนักงานต้อนรับมักจะจัดการการจัดส่งประมวลผลจดหมายโทรออกสำหรับผู้จัดการและจัดการกับทนายความ ธุรกิจขนาดเล็กได้รับประโยชน์สูงสุดจากพนักงานต้อนรับโดยมอบหมายงานต่อเนื่องเพื่อเติมเต็มช่วงเวลาหยุดทำงานเช่นการจัดการเครื่องใช้สำนักงานการออกใบแจ้งหนี้อย่างง่ายการป้อนฐานข้อมูลหรือการพิมพ์และการโต้ตอบการพิสูจน์อักษร การวิเคราะห์แผนผังองค์กรและรายละเอียดงานโดยละเอียดจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากตำแหน่งพนักงานต้อนรับ

สร้างความประทับใจแรกที่ดี

พนักงานต้อนรับของคุณมักเป็นบุคคลแรกที่ลูกค้าหรือผู้ขายของคุณติดต่อด้วย หากเธอไม่เป็นระเบียบไม่คุ้นเคยกับบุคลากรหรือหน่วยงานของคุณหรือมีร่างกายไม่เป็นระเบียบระบบจะส่งข้อความเกี่ยวกับการจัดระเบียบ บริษัท ของคุณหรือคุณให้ความสำคัญกับธุรกิจของคุณเพียงใด กำหนดระเบียบการแต่งกายสำหรับพนักงานต้อนรับของคุณซึ่งอาจขัดขวางไม่ให้เธอมีส่วนร่วมในชุด "วันศุกร์สบาย ๆ " ห้ามเคี้ยวหมากฝรั่งที่โต๊ะทำงานของเธอรับประทานอาหารกลางวันในบริเวณแผนกต้อนรับเปิดเพลงขณะทำงานหรือเพิ่มเครื่องประดับส่วนตัวให้กับโต๊ะทำงานของเธอ

กำหนดให้เธอจัดเดสก์ท็อปให้เรียบร้อยและหันหน้าจอคอมพิวเตอร์ออกจากผู้เยี่ยมชม ทำความคุ้นเคยกับพนักงานต้อนรับของคุณกับลูกค้ารายสำคัญและผู้ขายเพื่อที่เธอจะได้ทำให้พวกเขารู้สึกมีความสำคัญและมีคุณค่าโดยการจดจำชื่อของพวกเขารู้จัก บริษัท ของพวกเขาและเข้าใจว่าพวกเขาทำหรือขายอะไร

ให้การดูแลการแสดงโฆษณาที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อแขกมาถึงและมีคนโทรศัพท์พนักงานต้อนรับไม่ควรเดาหรือหาข้อมูลว่าพนักงานของคุณอยู่ที่ไหน ฝึกพนักงานต้อนรับของคุณให้รู้แน่ชัดว่า บริษัท ทำอะไรรวมถึงความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อให้เขาเข้าใจว่าใครคือผู้ติดต่อหลักและจะสอบถามข้อมูลโดยตรงได้ที่ไหน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขารู้ว่าสำนักงานของคุณมีการจัดระเบียบอย่างไรเพื่อให้เขาสามารถส่งพัสดุจดหมายและคำถามของลูกค้าหรือผู้ขายไปยังคนที่เหมาะสมได้

ฝึกเขาเพื่อให้เขาคุ้นเคยกับบุคลากรของคุณและตำแหน่งของพวกเขารวมถึงการออกเสียงที่ถูกต้องของชื่อแปลก ๆ กำหนดขั้นตอนในการยอมรับและลงนามสำหรับบรรจุภัณฑ์ซึ่งมีความสำคัญไม่เพียง แต่จากจุดยืนด้านประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปรับปรุงความปลอดภัยและลดความรับผิดด้วย

ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของแผนกต้อนรับ

พนักงานต้อนรับอาจมีเวลาหยุดทำงานมากในระหว่างวันหากคุณได้รับโทรศัพท์และผู้เยี่ยมชมไม่บ่อยนัก ตำแหน่งพนักงานต้อนรับสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในสถานที่ทำงานของคุณได้โดยการจัดการหน้าที่ธุรการอย่างน้อยหนึ่งอย่าง พนักงานต้อนรับจำนวนมากดำเนินการเรียกเก็บเงินอย่างง่ายจัดการสินค้าคงคลังจัดเรียงและส่งจดหมายอัปเดตเว็บไซต์จัดการรายการฐานข้อมูลและการติดต่อส่งอีเมลจากบัญชีที่รับแจ้งไปยังแผนกที่เหมาะสมและเก็บบันทึกการเข้างาน ผู้บริหารของธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีผู้ช่วยส่วนตัวมักจะพึ่งพาพนักงานต้อนรับเพื่อให้ลูกค้ารู้สึกประทับใจว่ามีผู้ช่วยโดยมอบหมายงานเช่นวางสายโทรศัพท์และกำหนดการนัดหมาย

รักษาขวัญและกำลังใจของสำนักงาน

พนักงานต้อนรับของธุรกิจขนาดเล็กมักจะเป็น "เครื่องทำน้ำเย็นของมนุษย์" ของสำนักงาน พนักงานส่วนใหญ่มีการติดต่อกับพนักงานต้อนรับเป็นประจำทุกวันและมักจะพูดคุยและพูดคุยเกี่ยวกับข่าวสารในที่ทำงาน พนักงานต้อนรับตระหนักถึงแผนการรับประทานอาหารกลางวันแบบกลุ่มและรู้ว่ามีใครนำขนมมาที่ห้องพักมีวันเกิดหมั้นหรือได้รับโปรโมชั่น

เธอสามารถสร้างสรรค์ในการปรับปรุงขวัญกำลังใจของ บริษัท หรือทำลายล้างโดยการแพร่กระจายข่าวลือและซุบซิบ สอบถามพนักงานเกี่ยวกับความคิดเห็นที่มีต่อพนักงานต้อนรับของคุณเพื่อตรวจสอบว่าเธอเป็นผู้มีอิทธิพลในเชิงบวกหรือเชิงลบต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน