วิธีการออกแบบระบบบัญชีเงินเดือน

การตั้งค่าระบบเงินเดือนเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจ การเลือกระบบที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจ่ายเงินเดือนช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมายและการตกแต่งและปกป้องคุณจากค่าปรับและบทลงโทษสำหรับการรายงานที่ไม่ถูกต้องโดย Internal Revenue Service และหน่วยงานของรัฐและท้องถิ่น คุณสามารถเก็บเงินเดือนด้วยมือจ้างบริการจ่ายเงินเดือนหรือใช้สเปรดชีต ซอฟต์แวร์และบริการบัญชีเงินเดือนช่วยให้การดูแลระบบง่ายขึ้นและเพิ่มความแม่นยำ แต่คุณควรเลือกระบบที่เหมาะสมกับอุตสาหกรรมงบประมาณและจำนวนพนักงานของคุณมากที่สุด

ลงทะเบียนธุรกิจของคุณ

ก่อนจ้างพนักงานให้รับหมายเลขประจำตัวนายจ้างหรือ EIN รัฐและเมืองของคุณอาจต้องมีการลงทะเบียนนายจ้างด้วย เรียนรู้ภาระหน้าที่ในการรายงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถออกแบบหมวดหมู่ในระบบบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อลดความซับซ้อนในการรายงานต่อหน่วยงานและการจ่ายภาษีเงินเดือน คุณสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับความรับผิดชอบของรัฐบาลกลางของคุณได้จากคู่มือภาษีนายจ้างที่เผยแพร่โดย IRS เยี่ยมชมหรือติดต่อหน่วยงานของรัฐที่คุณจ้างคนงานเพื่อขอแนวทางการจัดเก็บภาษีและการรายงานและดูว่าคุณจำเป็นต้องหักภาษีเมืองหรือไม่

พนักงานเอกสารและบริการงาน

ยืนยันว่าพนักงานมีสิทธิตามกฎหมายในการทำงานในสหรัฐอเมริกาโดยการสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนและตรวจสอบสถานะของพนักงาน กำหนดอัตราค่าจ้างค่าคอมมิชชั่นและเงินเดือนและความถี่ที่คุณจะจ่ายให้พนักงานของคุณ - รายสัปดาห์ทุกสองสัปดาห์หรือรายเดือน ค่าตอบแทนและการหักลดหย่อนทางธุรกิจ ได้แก่ ค่าอาหารเครื่องแบบแผนสุขภาพแผนการเกษียณอายุภาษีของรัฐและของรัฐบาลกลางและบางครั้งภาษีเมือง รวมหมวดหมู่ไว้ในบันทึกการจ่ายเงินเดือนของคุณสำหรับการหักเงินเหล่านี้และรายการแยกต่างหากสำหรับเงินเดือนค่าคอมมิชชั่นค่าจ้างรายชั่วโมงและค่าล่วงเวลา ต้องส่งเอกสารการหักเงินเหล่านี้ไปยังหน่วยงานจัดเก็บภาษี

เลือกระบบบัญชีเงินเดือน

เก็บบันทึกด้วยมือหรือจัดรูปแบบสเปรดชีตคอมพิวเตอร์เพื่อให้คำนวณได้ง่ายขึ้น พิจารณาการจ้างเงินเดือนภายนอกหากธุรกิจของคุณมีขนาดใหญ่พอที่จะรับประกันได้ บริการบัญชีเงินเดือนมีข้อดีในการเก็บบันทึกและรายงานมากมายสำหรับธุรกิจและโปรแกรมซอฟต์แวร์ก็ให้ประโยชน์ที่คล้ายคลึงกัน ไม่ว่าระบบของคุณจะเป็นอย่างไรต้องมีคนป้อนตัวเลขรายงานไฟล์เซ็นเช็คและรายงานชั่วโมงการทำงานและทำการเปลี่ยนแปลงระบบในแต่ละงวดการจ่าย - เพิ่มการจ้างงานใหม่และเปลี่ยนอัตราการหัก ณ ที่จ่ายและอัตราการจ่าย ปัญหาบริการบัญชีเงินเดือนจะตรวจสอบว่าผู้มีอำนาจตรวจสอบและลงนาม แต่คุณอาจต้องการพิมพ์เช็คภายในองค์กรและต้องการบริการที่มีตัวเลือกดังกล่าว โปรแกรมซอฟต์แวร์ยอดนิยมที่จัดการการจ่ายเงินเดือนภายในองค์กร ได้แก่ Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point และ ezPaycheck

ถามคำถามก่อนเลือกระบบ

ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับบัญชีเงินเดือนแรกเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงการหักภาษี ณ ที่จ่ายข้อกำหนดในการรายงานและสถานะของพนักงานจำเป็นต้องมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การออกแบบวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มคนงานใหม่การเปลี่ยนแปลงการหัก ณ ที่จ่ายและการหักเงินแบบปรับเปลี่ยนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้อง ดูว่าผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเสนอการอัปเดตออนไลน์มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมและค่าธรรมเนียมรายปีแบบคงที่โดยไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน หากธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้กฎระเบียบของรัฐบาลให้พิจารณาว่าผู้ให้บริการแต่ละรายมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยหรือไม่ ตรวจสอบว่าบริการจ่ายเงินเดือนชดเชยข้อผิดพลาดหรือค่าธรรมเนียมล่าช้าที่เกิดขึ้นหรือไม่ บริษัท บัญชีเงินเดือนบางแห่งยื่นรายงานโดยมีค่าธรรมเนียม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถดึงรายงานในไฟล์ที่เข้ากันได้ หากจัดการบัญชีเงินเดือนภายในให้เลือกระบบตามความเข้ากันได้ใช้งานง่ายและฟังก์ชันออนไลน์ หลังจากยื่นรายงานส่งการชำระเงินและรายงานไปยัง บริษัท ประกันแผนสุขภาพหน่วยงานของรัฐและแผนการเกษียณอายุ ให้เวลาเพียงพอในการตรวจสอบรายงานและออกเช็คหลังจากได้รับข้อมูลจากผู้ขายบัญชีเงินเดือน